¿Por qué es importante una buena gestión contable y financiera?

¿Has escuchado hablar de las obligaciones tributarias? ¿Crees que es un tema que compete únicamente a contadores o auditores de compañías? ¡Pues no! Acá te contamos qué son y te aclaramos algunas de las que existen.

Las obligaciones tributarias son aquellas obligaciones que surgen de la necesidad de pagar tributos al Estado y contribuir de esta forma, al gasto público. El incumplimiento de las mismas, podría acarrear una multa o sanción tributaria. En personas naturales, el pago de las obligaciones, dependerá del nivel de sus ingresos y del monto de su patrimonio.

Estas son algunas de las obligaciones tributarias:

Obligaciones frente al impuesto a la renta: Este impuesto lo pagan quienes obtienen rentas, es decir, ingresos que puedan incrementar su patrimonio. Para conocer más de este impuesto, te invitamos a leer nuestro blog sobre declaración de renta en personas naturales: https://qdoora.com/declaracion-de-renta-en-personas-naturales/

Obligaciones frente al impuesto a las ventas: Esta obligación para toda persona natural y jurídica, está condicionada a la venta de productos y servicios gravados con IVA.

Obligaciones con la retención en la fuente: Algunas personas deben actuar como agentes de retención. Para el 2023 son agentes de retención las personas naturales comerciantes que en el 2022 hayan tenido ingresos o patrimonio bruto superiores a $1.089.240.000.

Otras obligaciones tributarias:

Impuesto predial

Impuesto de vehículos

Inscripción en el RUNT

Gravamen impuestos financieros

La presentación de la declaración de renta inicia este 12 de agosto y se extiende hasta el 24 de octubre, dependiendo de los dos últimos dígitos del NIT (Número de Identificación Tributaria) del contribuyente. La declaración de renta es un trámite anual obligatorio para muchos ciudadanos, presentarla a tiempo y correctamente es crucial para evitar sanciones y mantener un historial fiscal actualizado.

En este artículo, exploraremos los topes para declarar, el calendario tributario, los documentos necesarios, las sanciones por presentar fuera de plazo y consejos para declarar.

¿Quiénes deben declarar renta este año?

Para determinar si debe presentar la declaración de renta, considere los siguientes topes establecidos por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) para el año 2023. Si usted cumplió con al menos uno de estos criterios, debe presentar su declaración:

1. Patrimonio bruto: Si al 31 de diciembre de 2023 su patrimonio bruto supera los $190.854.000.
2. Ingresos brutos: Si sus ingresos totales durante 2023 son iguales o superiores a $59.376.800.
3. Consumos con tarjeta de crédito: Si sus consumos realizados con tarjeta de crédito en 2023 superan los $59.376.800.
4. Compras y consumos: Si en 2023, sus compras y consumos son superiores a $59.376.800.
5. Consignaciones bancarias: Si en 2023, sus consignaciones bancarias o depósitos en cuentas financieras son superiores a $59.376.800.

Calendario 2024

Sanciones por declarar fuera de plazo

Las personas naturales que están obligadas a declarar renta y lo hagan fuera de las fechas establecidas se enfrentarán a sanciones legales:

• Si usted presenta su declaración de renta después de la fecha límite, deberá pagar una sanción por extemporaneidad. Esta sanción equivale al 5% de su impuesto a cargo y aumenta por cada mes o fracción de mes que pase entre la fecha límite de pago y la fecha en que se presente la declaración.
• La sanción mínima por incumplimientos o errores con la DIAN es de $471.000. Esto significa que, incluso si declara un solo día tarde, tendrá que pagar este monto, aunque su declaración de renta resulte en un valor a pagar de cero.
• Recibirá un aviso de advertencia, notificándole que tiene un mes para realizar el pago correspondiente al monto del impuesto. Si no cumple con este plazo, se añadirá un 10% adicional a su deuda, según lo establecido en el artículo 642 de la ley.
• Si no declara impuestos sobre la renta, se aplicará una sanción del 20% basada en el valor de sus consignaciones bancarias o ingresos brutos. Esta sanción se calculará en función del periodo en el que no declaró impuestos o de los ingresos de su última declaración, según el artículo 643 de la ley.

Documentos necesarios

Antes de comenzar con su declaración de renta, asegúrese de tener a mano los siguientes documentos:

• Certificados de ingresos y retenciones: Emitidos por sus empleadores y entidades financieras.
• Certificados de aportes a fondos de pensiones
• Certificados de intereses pagados por créditos: Como créditos hipotecarios.
• Extractos bancarios: De todas sus cuentas y productos financieros.
• Soportes de deducciones: Como pagos por salud, educación, dependientes económicos, entre otros.

Consejos para una declaración exitosa

• Organice su información: Mantenga todos los documentos y soportes organizados para facilitar el proceso.
• Asesórese: Si tiene dudas o situaciones fiscales complejas, es recomendable acudir a un contador o asesor tributario.
• Utilice herramientas en línea: La DIAN ofrece herramientas y simuladores en su portal que pueden ayudarle a calcular su declaración.

Siguiendo esta guía, estará mejor preparado para presentar su declaración a tiempo. Esperamos que esta información haya sido útil y clara. Lo invitamos a que no se pierda ninguna noticia actual del mundo contable y empresarial, explorando nuestro sitio web.

La retención en la fuente hace referencia al recaudo anticipado de un impuesto, es decir, se da cuando hay una transacción entre dos entidades en la que se paga por un bien o servicio. La retención en la fuente es un mecanismo del gobierno para garantizar un flujo constante de los impuestos y llevar un control de los mismos. De este modo, el Estado recauda el impuesto al tiempo donde se origina el mismo.

Dentro de la retención en la fuente encontramos distintos componentes que son:

Sujeto pasivo de la retención: Es la persona o empresa a quien se le hace el pago y, por ende, es objeto de la retención.

Agente de retención: Es quien practica la retención, ya sea una persona o empresa. Es quien debe responder al Estado con el pago correspondiente.

Tarifa de retención: Es el porcentaje aplicado al valor de la retención para determinar el valor retenido.

Base de retención: Cantidad sobre la cual se aplica la tarifa de retención, o sea, el porcentaje correspondiente.

En Qdoora somos tus aliados y es por eso que te ayudamos a gestionar el cálculo de la retención en la fuente con el fin de optimizar tiempos y costos en labores administrativas, adquiere tu licencia de software y ahórrate dolores de cabeza con nosotros.

Sabemos que para cualquier tipo de negocio es indispensable la estabilidad financiera. Pero… ¿Cómo se alcanza esa continuidad? En el siguiente artículo te compartiremos el secreto del éxito de cualquier empresa o negocio.

Una de las claves para prosperar en cualquier tipo de negocio es el control oportuno y eficiente de las cuentas y las finanzas. Teniendo en cuenta que conociendo el estado financiero de la compañía, podemos tomar decisiones acertadas, prósperas y aterrizadas a la realidad.

Comprender el comportamiento de las entradas y salidas del capital y el estado financiero del negocio, será posible trabajar en puntos críticos para el sostenimiento de cualquier empresa:

• Evaluación de activos y pasivos
• Cálculos de rentabilidad
• Evaluación de riesgos
• Cumplimiento de la normatividad tributaria y contable
• Manejo de cajas menores
• Presupuestos
• Análisis y control de costes

Una administración contable deficiente puede tener como consecuencia el fracaso de cualquier negocio o proyecto. La gestión de contabilidad y finanzas es la columna vertebral de cualquier tipo de empresa.

La facturación electrónica en la nube es una innovación que permite a las empresas acceder y gestionar sus facturas desde cualquier lugar y en cualquier momento. Imagina tener todos tus documentos fiscales seguros y accesibles en la nube, sin necesidad de instalar software adicional. En este artículo, te explicaremos cómo puede transformar tu negocio y cómo Qdoora Software Contable puede ser tu mejor aliado en este proceso. ¡Sigue leyendo! 👇

¿Qué es la facturación electrónica en la nube?

La facturación electrónica en la nube es un sistema que permite la emisión, recepción, almacenamiento y gestión de facturas electrónicas a través de plataformas digitales alojadas en servidores remotos. A diferencia de los métodos tradicionales que requieren software instalado en tu computador, la facturación en la nube permite crear y acceder a tus facturas desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, ya sea desde un navegador web o desde tu teléfono móvil.

Ventajas de la facturación en la nube:

• Accesibilidad: Gestiona tus facturas desde cualquier lugar, en cualquier momento.
• Seguridad: Tus documentos están protegidos en servidores seguros, reduciendo el riesgo de pérdida o daño físico.
• Eficiencia: Simplifica el proceso de facturación, ahorrando tiempo y reduciendo errores.
• Cumplimiento: Automatiza el cumplimiento de las normativas fiscales de tu país.

Evolución de la facturación: Del papel a la nube

La facturación ha recorrido un largo camino desde los días de las facturas en papel. A continuación, te explicamos las tres etapas principales de su evolución:

1. Facturación Tradicional: Las facturas se elaboraban en papel, detallando la compra y venta de productos o servicios. Aunque efectiva, este método es propenso a errores y requiere almacenamiento físico.
2. Facturación Electrónica: Este sistema digitaliza el proceso de facturación, permitiendo la emisión de facturas en formato electrónico, generalmente XML, con elementos de seguridad adicionales como firmas digitales y códigos QR. Este método sigue siendo dependiente de software específico instalado en los equipos de la empresa.
3. Facturación Electrónica en la Nube: Combina las ventajas de la facturación electrónica con la flexibilidad de la nube. No requiere instalaciones adicionales y permite gestionar tus facturas desde cualquier lugar con conexión a Internet.

¿Cómo crear una factura desde la nube?

Crear una factura desde la nube es un proceso sencillo. Con Qdoora Software Contable, solo necesitas acceso a Internet y una cuenta en nuestra plataforma. Una vez dentro, puedes generar, enviar y almacenar tus facturas en cuestión de minutos. Aquí te mostramos los pasos básicos:

1. Accede a Qdoora: Ingresa a tu cuenta desde cualquier dispositivo.
2. Genera la Factura: Completa los campos necesarios con la información de tu cliente y los detalles de la transacción.
3. Envía y Almacena: Envía la factura directamente a tu cliente y guárdala en la nube para un acceso seguro y fácil en el futuro.

Beneficios de la facturación electrónica en la nube con Qdoora

La facturación electrónica en la nube ofrece numerosos beneficios para las empresas que buscan optimizar sus procesos contables:

• Movilidad: Trabaja desde cualquier lugar sin la necesidad de estar atado a una oficina.
• Agilidad: Acelera el proceso de facturación y reduce los tiempos de respuesta.
• Respaldo seguro: Todos tus documentos están protegidos contra pérdidas físicas y accesibles en cualquier momento.
• Ahorro de costos: Elimina la necesidad de papel y almacenamiento físico, reduciendo gastos operativos.

En Qdoora Software Contable, estamos comprometidos a proporcionar herramientas que simplifiquen y mejoren la gestión financiera de tu empresa. Descubre cómo nuestra plataforma de facturación en la nube puede transformar tu negocio hoy mismo.

¿Tienes alguna pregunta sobre la facturación electrónica en la nube? Contáctanos y estaremos encantados de ayudarte. ¡No te pierdas nuestro blog para más contenido informativo!

Como empresario o emprendedor sabrás que, para una sociedad mercantil, ente estatal u otras organizaciones, se les atribuye el concepto de persona jurídica por poseer una personalidad independiente para ser titular de derechos y obligaciones y si es el caso, ser representada judicial o extrajudicialmente.

Las personas jurídicas deben declarar renta por los impuestos que se van generando producto de sus ingresos habituales y esporádicos que sean susceptibles de producir un incremento en el patrimonio de la empresa en el año gravable.

La declaración de renta en personas jurídicas, hace alusión a aquel documento soporte generado por una empresa para recopilar toda la actividad económica llevada a cabo durante el año. Anualmente, la DIAN publica en su calendario tributario, los vencimientos para la declaración de renta y pago de impuestos en el país. Para el año 2022, a través de https://www.dian.gov.co/Calendarios/Calendario_Tributario_2022.pdf podrás consultar las fechas establecidas según el último digito del NIT de tu empresa.

Es importante guiarte de este calendario y presentarla, ya que de no hacerlo podrías incurrir en una sanción de carácter económico de hasta un 20% de tus ingresos.

En Qdoora, por fortuna, contamos con un equipo de expertos que te acompañarán estructurando tu declaración de renta y cumpliendo con las exigencias conforme lo imparte la DIAN, ¡contáctanos!

Al pensar en emprender, muchas personas se desaniman porque asumen que el proceso
puede llegar a ser muy demorado y costoso. Asimismo, porque se tiene la creencia de que
deben tener un contador para formalizar su negocio. Sin embargo, este pensamiento es
totalmente erróneo, ya que contratar un contador obedece más a la necesidad de tener
información financiera de utilidad que por una obligación legal. ¡Así que ahora lo sabes! No
es requisito legal y de hecho, la contabilidad es responsabilidad de la administración o del
comerciante.
Sabemos que con esta información ya te quitaste un gran peso de encima y ahora te
preguntarás ¿cuál es el paso a seguir para emprender? Pues bueno, presta atención a este
paso a paso de los requisitos legales que te puede servir como guía para formalizar tu
emprendimiento y empezar ese proyecto que tanto deseas.

1. Redacta y firmar un poder notarial
   El primer paso para comenzar un negocio en Colombia es redactar y firmar el documento de
   poder notarial (POA) para su representante legal.
2. Registra tu marca
   El registro de marca es importante para proteger tu nombre e impedir que otros lo usen en
   el mercado. Este registro lo puedes hacer a través de la página de la Superintendencia de
   Industria y comercio: www.sic.gov.co.
3. Redacta los estatutos de tu compañía
   Genera un documento donde especifiques toda la información asociada a la compañía.
   Asimismo define los derechos y obligaciones de los accionistas y cómo se manejan las
   relaciones entre ellos.
4. Regístrate en la cámara de comercio
   La Cámara de Comercio es quien regula la creación de empresas en Colombia, por lo cual
   deberás proporcionar una serie de documentos a la misma, donde incluyas todo lo
   relacionado a las actividades de tu empresa, estatutos y poder notarial.
5. Obtén un (NIT)
   El número de identificación tributaria (NIT) es un número de identificación único con el que
   las autoridades identificarán a tu empresa y te asignarán las distintas declaraciones de
   impuestos mensuales y anuales que tu empresa debe presentar.
6. Abre una cuenta bancaria
   Este paso es super importante para que tu empresa pueda comenzar operación en el
   país.

Estos son los pasos que consideramos fundamentales para que formalices tu empresa
en Colombia, sin embargo, ten presente que existen algunos otros que deberás ir
realizando conforme vayas avanzando en el proceso. Recuerda que lo mejor es recibir
asesoría de un experto y de esta forma, cumplir a cabalidad con todos los
procedimientos legales.

El concepto ha hecho alusión al sector de la economía poco potenciado el cual se fundamenta en la creación, las ideas y la producción como principal eje del desarrollo. Lo que intenta hacer la economía naranja es potenciar la cultura en aquellos países en los que no está potenciada, asimismo, profesionalizar aquellas actividades relacionadas a creatividad e innovación. Con la economía naranja se busca claramente un beneficio económico pero, sobre todo, perseguir el desarrollo y el fomento de la cultura.

Algunas de las actividades que integran la economía naranja son:

• Artes y patrimonio
• Industrias culturales
• Creaciones funcionales, nuevos medios y software de contenidos

Colombia es un país pluriétnico y multicultural, donde las diferentes culturas se mezclan y se enriquecen a sí mismas. Con todo esto, sigue habiendo un profundo vacío en temas culturales, esto debido a que el sector cultural y sobre todo las economías emergentes han tenido muy poco apoyo para surgir y potenciarse. Es importante empezar a promover las industrias creativas y comprender que al hacerlo, estas servirán como un importante mecanismo de crecimiento económico como medio para la generación de empleos y la reactivación económica.

En conclusión, la economía naranja ha sido un modelo de desarrollo que busca la extracción del potencial económico del sector cultural y creativo, así como la generación de empleo digno y materialización de proyectos que fortalezcan las nuevas ideas, los productos innovadores y la transmisión de saberes ancestrales.

En Colombia existe una gran cantidad de aplicativos contables que nos ofrecen distintas funciones contables para optimizar procesos y automatizar tareas que anteriormente se ejecutaban manualmente y tomaban mucho tiempo. Estos software con el tiempo, se convirtieron en la mano derecha de quienes manejan la contabilidad en las organizaciones gracias a los múltiples beneficios que generan; como lo son facilitar el trabajo del área, tener un seguimiento de los gastos, gestionar facturas, establecer documentos contables y legales, entre otros.

Hoy en día encontramos una gran oferta de aplicativos en el mercado que varían en sus características y funciones, sin embargo, vemos que un gran problema para las pymes actualmente, es que deben recurrir a  dos o más aplicativos para cubrir todas las tareas contables puesto que dichos aplicativos, no cuentan con el paquete completo. En Qdoora detectamos esta problemática y decidimos realizar un sondeo para encontrar qué otras deficiencias estaba presentando cada aplicativo y qué necesidades adicionales presentaban las pymes para integrarlas en nuestro sistema y de esa forma crear el aplicativo contable más completo de Colombia.

Así fue como nació Qdoora, un software intuitivo, fácil de usar, 100% desde la nube y con actualizaciones constantes del sistema sin cobros adicionales. El sistema de Qdoora posee distintos módulos que incluyen sistema de contabilidad, nómina electrónica, facturación electrónica y conciliación bancaria. Los usuarios podrán acceder a un software robusto que les permitirá consolidar toda su información financiera y ejecutar todas sus tareas contables desde cualquier lugar en donde se tenga conexión a internet. Adicionalmente, el sistema permite a los usuarios hacer uso durante 15 días de forma gratuita para que de esta forma prueben todas las funciones de los dos planes ofertados y la experiencia completa que ofrece el sistema. Haciendo clic en el enlace https://app.qdoora.com/auth/login podrán registrarse e iniciar con su demo gratuito.

¿Qué es la declaración de renta y cómo sé si debo declarar?

El impuesto sobre la renta hace referencia a un tributo que se debe pagar al Estado cuando los ingresos de una persona generan un incremento en su patrimonio durante un año. Este es un impuesto nacional que puede recaer sobre personas o empresas.

Definición declaración de renta

Entonces, la declaración de renta es la información suministrada a la DIAN respecto a la situación financiera; ingresos, gastos, costos, deducciones, y utilidades de una persona natural o jurídica en relación al año gravable. Se sugiere presentar esta información en un formulario hecho por el Ministerio de Hacienda el cual contiene la liquidación privada del impuesto a pagar o en su defecto, uno que contenga toda la información del formulario oficial.

¿Cómo sé si debo declarar?

La DIAN establece en cada año tributario una serie de topes para conocer si se debe o no declarar renta en Colombia de acuerdo a los ingresos, bienes, compras, consumos, y transferencias del año anterior.

Es por ello que, todas las personas que cumplan con alguna de las siguientes condiciones, debe declarar renta en el año 2022:

•    Que el patrimonio bruto al término del año gravable 2021 sea igual o superior a $163.386.000

•    Que los ingresos totales del respectivo ejercicio gravable sean iguales o superiores a $50.831.000

•    Que los consumos mediante tarjeta de crédito sean iguales o superiores a $50.831.000

•    Que el valor total de las compras y consumos sean igual o superior a $50.831.000 •    Que el valor total acumulado de consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras sean igual o superior a  $50.831.000

Estamos en la era digital, donde desde hace mucho ya se convirtió un esencial en nuestras vidas la conexión en internet, como tener un dispositivo móvil; sin ahondar en el amplio panorama de que la digitalización se ha vuelto importante en nuestro aspecto personal como profesional.

Ya no tenemos complicaciones de acceso a la información en diferentes aspectos y justamente el activo más preciado para este contexto digital es la información. Es por eso que a medida que avanzamos en esta era, se vuelve más relevante y necesario proteger los sistemas, datos y recursos digitales en empresas, organizaciones e individuos.

La ciberseguridad

La ciberseguridad juega un papel crucial para garantizar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información correctamente por las siguientes razones:

-Permite la protección de datos sensibles como información financiera, datos personales, propiedad intelectual, entre otros.

-Le brinda continuidad a un negocio al igual que permite brindarle mayor confianza a sus usuarios.

- Ayuda a prevenir, detectar y proteger de amenazas cibernéticas.

¿Qué estrategias se pueden tener para proteger tu negocio?

1. Capacita y concientiza a tus empleados

Es necesario que cada colaborador de tu empresa o negocio sepa identificar señales principales de riesgo de fraude en correos electrónicos, páginas web y así mismo los capacites regularmente sobre las buenas prácticas y posibles amenazas de tu sector para que las puedan tener presentes tanto en el contexto laboral como personal.

2. Instala un software de seguridad

Usa un software de seguridad y mantenlo actualizado en todos los dispositivos de tu negocio, donde tengas antivirus, antimalware y firewalls.

3. Asegúrate que tu red protegida

Haz uso de una VPN para conexiones remotas y monitorear cualquier actividad sospechosa.

4. Realiza constantes actualizaciones

Recuerda mantener actualizados tus sistemas operativos, aplicaciones y dispositivos, ya que estas actualizaciones suelen tener el objetivo de resolver vulnerabilidades encontradas.

5. Utiliza contraseñas seguras y únicas

Ten contraseñas únicas para cada una de las cuentas y recuerda hacer uso de mayúsculas, minúsculas, números y caracteres especiales para que sea más fuerte.

En conclusión, la ciberseguridad es una aliada fundamental para cualquier negocio o empresa que tenga datos en la red y así mismo maneje información digitalmente; teniendo presente que esto brindara una mayor confianza tanto para los clientes, como para la misma empresa, creando un entorno digital eficiente. Comienza a adoptar estas estrategias y optimiza con tranquilidad tus procesos, operaciones y datos con las diferentes posibilidades que tenemos en esta época de la conectividad.

Facturación electrónica 2024: Plazos para su implementación definitiva

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ha anunciado oficialmente
el fin de la factura tradicional en papel, marcando el comienzo de una nueva era: la
implementación obligatoria de la facturación electrónica. Esta medida, establecida
en la Resolución 008 de 2024, extiende los plazos para la adopción de sistemas
electrónicos que soporten la generación y transmisión de documentos equivalentes.

¿Qué implicaciones tiene esto?

Mediante el comunicado de prensa 013, se aclara que la expedición electrónica se
llevará a cabo de manera paulatina y se debe tener en cuenta que este nuevo POS
no estará sujeto al límite previo de 5 UTV (Unidades de Valor Tributario), ya que
ahora se debe emitir por cualquier valor de la compra. Así mismo, para realizarla
solo podrás solicitarle al usuario 3 datos: correo electrónico, nombre o razón social y
número de cédula o NIT, esto con el propósito de que sirva como soporte de los
impuestos descontables de IVA, costos y deducciones en el impuesto de Renta y
Complementarios.

Calendario de implementación - Fecha límite

1. Hasta el 1 de mayo para grandes contribuyentes.
2. Hasta el 1 de junio para declarantes del impuesto sobre la renta que no
   sean grandes contribuyentes.
3. Hasta el 1 de julio para los no declarantes del impuesto sobre la renta y
   quienes no sean parte de los grupos anteriores mencionados.
4. Entre el 1 de agosto y el 1 de noviembre se tendrá que pasar los 11
   documentos contemplados como equivalentes a su versión electrónica.

Mejoras y beneficios de la facturación electrónica

Según Cecilia Rico Torres, directora de Gestión de Impuestos de la DIAN, este
cambio no solo optimizará los servicios de declaraciones sugeridas y devoluciones
automáticas de impuestos, sino que también proporcionará acceso a información en
tiempo real sobre los soportes de bienes y servicios.
Por otro lado, para asegurar una implementación exitosa, la DIAN está realizando
esfuerzos de acompañamiento y orientación a nivel nacional. Esto incluye visitas de
control de facturación en establecimientos de comercio y sesiones informativas.
En Qdoora, entendemos la importancia de mantenerse al día con los cambios
normativos y tecnológicos. Nuestro software contable está diseñado para facilitar la
transición a la facturación electrónica, asegurando que tu empresa aproveche al
máximo los beneficios que ofrece este cambio.
Para más información, visita nuestra página web y descubre nuestra prueba gratuita
para que no solo descubras nuestro módulo de facturación electrónica, sino también
todo lo que tu empresa necesita para su gestión contable.

En esta ocasión, hablaremos sobre un tema muy importante para cualquier empresa: la
facturación electrónica. Si eres dueño/a de un negocio, probablemente ya estés
familiarizado con este término, pero si no lo eres, no te preocupes, ¡aquí te lo explicamos
todo!
La facturación electrónica es un proceso mediante el cual se emite una factura en formato
digital en lugar de papel. En lugar de enviar la factura física a través del correo tradicional, la
factura electrónica se envía por correo electrónico a través de un portal web. En muchos
países, la facturación electrónica se ha convertido en la forma predominante de emitir
facturas.
Pero, ¿por qué deberías considerar la facturación electrónica para tu empresa? Aquí te
damos algunas ventajas:
Ahorro de tiempo y dinero: La facturación electrónica elimina la necesidad de imprimir y
enviar facturas por correo tradicional, lo que significa que no tienes que gastar dinero en
papel, tinta, sobres y sellos. Además, se reduce el tiempo que se necesita para procesar y
enviar facturas.

Seguridad: Las facturas electrónicas son más seguras que las facturas en papel, ya que
están protegidas con cifrado y pueden ser ocultadas en la nube o en un servidor seguro.
Esto significa que es menos probable que se pierdan o se dañen las facturas, lo que
proporciona mayor tranquilidad.

Mejora en el seguimiento de las facturas: Las facturas electrónicas pueden ser enviadas
y recibidas en tiempo real, lo que facilita el seguimiento de las facturas. Además, se puede
ver fácilmente si una factura ha sido enviada, recibida o pagada, lo que permite una mejor
gestión del flujo de efectivo.

Sostenibilidad: La facturación electrónica es una opción más sostenible que la facturación
ambiental en papel, ya que reduce el consumo de papel y, por lo tanto, disminuye el
impacto.

Ahora que lo sabes, ¿qué esperas para pasarte a un sistema de facturación electrónica?
Recuerda que en Qdoora contamos con este módulo en el que podrás gestionar más
eficientemente todos tus procesos financieros.

Aún se puede presentar una confusión en cuanto al tema de la facturación electrónica y la realidad es que no necesariamente todos los comercios o tiendas pequeñas de barrio están obligadas a facturar.

Hay que aclarar que desde el primero de junio del 2023 se estipuló que aquellos comercios o tiendas que tuvieran ventas por un valor superior $212.060 (5 UVT) son quienes tienen que generar esta factura, es decir, por cada venta de un servicio o producto superior a este monto es obligatorio que factures electrónicamente.

¿Por qué es importante la facturación electrónica?

Ya teniendo claro si debes o no debes facturar, vamos a hablar un poco de la importancia generar esta facturación electrónica, abordando la obligatoriedad y las sanciones en caso del incumplimiento.

Sanciones o multas por incumplimiento a la obligación de la facturación electrónica

• Cierre del establecimiento por 30 días: Ten presente que si estás sujeto a esta obligación y no das cumplimiento, puedes estar expuesto al cierre de tu negocio, evita esto a tiempo.
• Multa del 1% sobre el valor involucrado de las facturas no cumplidas.

Paso a paso para comenzar a facturar electrónicamente 

No te compliques aquí, te brindaremos la guía completa de como comenzar a facturar electrónicamente sin problemas y para que tu negocio siga en marcha sin preocupaciones.

• Primer paso: Habilítate ante la DIAN ingresando al sitio web y haz el registro de tu información y el del software de facturación electrónica que elijas, la página te guiara de manera intuitiva con cada proceso de tu verificación ante la DIAN.

• Segundo paso: Genera la factura electrónica con el software que hayas seleccionado, este la generara de manera automática con el registro de la información correspondiente. Debe tener los siguientes elementos (formato XML con CUFE y código QR)

            Qdoora facilita este paso con un software intuitivo y avalado por la DIAN

• Tercer paso: Expide la factura electrónica y entrégasela a tu comprador por el medio que él indique (correo electrónico, formato digital o impreso)

• Cuarto paso: Ten una firma digital para respaldar la validez de tus facturas electrónicas y recuerda tener presente los plazos de expedición de la factura electrónica según la resolución 000042.

Ten presente que estas fechas se estipulan de acuerdo al código de clasificación de actividades economicas CIIU.

Qdoora tu aliado para tu facturación electrónica

Conoce los planes que tenemos para ti y para que lleves no solo tu facturación electrónica, sino un control completo de tu contabilidad y finanzas desde un solo lugar y lo mejor sin costos adicionales, solo un pago accesible para que puedas acceder a múltiples beneficios.

Estamos habilitados y conectados directamente con la DIAN.

La facturación electrónica se ha convertido en una alternativa eco amigable que ha traído consigo múltiples ventajas para el sector empresarial.

Lo primero ha sido el gran aporte a la lucha contra la evasión de impuestos, la transparencia tributaria y la digitalización; esto último contribuyendo enormemente a la modernización de la economía y al desarrollo de la sociedad de la información. La FE encajaría perfectamente dentro de lo que hoy día llamamos “tercera revolución industrial” por ser una vía de apertura a la digitalización de otros tributos como la nómina electrónica. Aquí te contaremos cuales son las características de la facturación electrónica y por qué deberías incluirla en tu empresa.

Características principales de la facturación electrónica

El hecho de que sea una factura electrónica le otorga a la misma ciertas características como que los documentos puedan ser almacenados y transmitidos por medios electrónicos de forma fácil y ágil y que no existan diferencias entre el documento original y la copia, entendiendo que todos son idénticos La existencia de un formato común dentro del territorio nacional ha sido uno de los elementos clave en el desarrollo y ampliación de los sistemas de facturación electrónica nacionales.

Beneficios de la facturación electrónica

Algunos de los beneficios de la facturación electrónica son:

• Reducción de costos operativos
• Ahorro de papel
• Eliminación costes de impresión
• Lucha contra el fraude
• Ahorro relacionado con el envío físico de los documentos a los clientes.
• Mejora del registro contable de cobranza
• Eficiencia en las operaciones comerciales

¿Por qué incluirla en tu empresa?

Implementando la facturación electrónica en las empresas, se le facilita a la DIAN realizar la retención de impuestos por las ventas que integran el IVA. De igual forma se garantiza que las facturas cumplan con todos los requisitos para efectos fiscales, lo cual beneficia tanto al facturador como al cliente. Mediante la facturación electrónica se busca que los emprendimientos pasen a la formalidad y cumplan con los requisitos legales de todos los contribuyentes.

Un sistema de facturación electrónica en las empresas proporciona transparencia tributaria, además de combatir la evasión y fomentar el cumplimiento voluntario de impuestos. Asimismo, representa un gran avance en el mundo digital lo cual promete que en el futuro, se desarrollen otras aplicaciones digitales avanzadas. De igual forma para emprendimientos y empresas representa una alternativa bastante beneficiosa en términos de costos, puesto que la eliminación de facturas de papel puede representar hasta un 80% de ahorro; esto sumado a que la FE es un proceso completamente amigable con el medio ambiente.

A raíz de la pandemia del COVID 19, vimos como diversos procesos empezaron a transformarse y migrar a lo digital; Las empresas comenzaron a implementar home office, los institutos las clases virtuales y los eventos se trasladaron a plataformas de streaming. Esta migración a lo digital fue sumamente necesaria para continuar con las actividades del día a día y percatarnos de la importancia de integrar la tecnología a nuestro diario vivir.

Es por ello que la transformación digital ha sido un pilar clave para que las diferentes organizaciones continúen siendo competitivas y garanticen la supervivencia de sus negocios. Se estima que seis de cada 10 empresas migraron a lo digital durante la pandemia y al día de hoy, prefieren continuar con este modelo.

Expertos afirman que la transformación digital se puede realizar desde cualquier empresa, sin importar su nicho de mercado o actividad económica ya que la base está en implementar todos los procesos desde la nube para así democratizar el uso de tecnología y que las compañías puedan aprovechar distintos recursos y hacer la diferencia.

De esta forma, es que muchas empresas han optado por integrar dentro de sus sistemas, programas o softwares desde la nube, que les permitan a los usuarios un acceso libre a archivos y aplicaciones desde cualquier dispositivo y en todo momento, facilitandoles así, la centralización de la información y automatización de todos los procesos dentro de la misma.

Así es como nosotros en Qdoora, nos propusimos acercar un poco más las empresas a esta digitalización y ofrecer un software contable 100% desde la nube, destinado a generarles efectividad en sus procesos y lograr incrementar sus ganancias a través de un sistema contable completo y ajustado a las necesidades de cada organización.

Pásate a Qdoora, el balance ideal.

Sabemos que la gestión financiera y contable de cualquier empresa es indispensable para asegurar su éxito y correcto funcionamiento. Por esto, te compartiremos algunos consejos para optimizar el departamento financiero de tu negocio.

Para que las finanzas funcionen a tu favor, la información debe permanecer actualizada, sistematizada correctamente y, sobre todo, debe ser accesible en cualquier momento o lugar. Para lograr esto es necesario crear una conexión efectiva entre lo que sucede financieramente en la empresa y su contabilización, todo esto con el objetivo de ejercer mayor control económico.

Una herramienta que sin duda puede ayudarte a optimizar la gestión contable y financiera es un software de contabilidad, pues te permitirá sistematizar, organizar y sincronizar toda la información financiera oportunamente.

Además, un software te permitirá representar los escenarios y las proyecciones basadas en datos históricos, factores de entorno e indicadores macroeconómicos, para visualizar el comportamiento financiero de acciones específicas y su impacto en el negocio o entidad.

Las ventajas de implementar un software de contabilidad son:

• Ahorro de tiempo y recursos.
• Seguridad y sistematización de la información.
• Disminución del márgen de error.
• Mayor control sobre los gastos.
• Análisis y potenciamiento de la capacidad productiva.

La retención en la fuente es un impuesto que se aplica en varios países, incluyendo
Colombia, como una forma de recaudar fondos para el gobierno. Este impuesto se aplica a
los ingresos que una persona recibe por sus actividades laborales y comerciales, y se
deduce automáticamente de sus pagos antes de recibirlos.

En Colombia, la retención en la fuente es una obligación tributaria que deben cumplir los
empresarios y los contratistas que realizan actividades económicas. Esto significa que estos
contribuyentes deben retener un porcentaje de los ingresos pagados a sus trabajadores o
proveedores, y luego remitir este impuesto a la fiscalía.

La retención en la fuente tiene como objetivo principal garantizar el pago oportuno de los
impuestos por parte de los contribuyentes y evitar la evasión fiscal. Además, también ayuda
a simplificar el proceso de declaración y pago de impuestos para los contribuyentes, ya que
permite que el impuesto se pague de manera gradual y anticipada a lo largo del año fiscal.

Para el año 2023, se espera que las tasas de retención en la fuente en Colombia
permanezcan estables, y que los contribuyentes continúen cumpliendo con sus obligaciones
tributarias. Es importante que los contribuyentes estén al día con sus retenciones en la
fuente y realicen una adecuada planificación tributaria para evitar posibles sanciones y
multas.

En resumen, la retención en la fuente es un impuesto importante en Colombia y en otros
países, que tiene como objetivo garantizar el pago oportuno de los impuestos y evitar la
evasión fiscal. Los contribuyentes deben cumplir con sus obligaciones tributarias y realizar
una adecuada planificación tributaria para evitar posibles sanciones y multas.

Sabemos que al momento de hablar del pago y cumplimiento de obligaciones fiscales, nos gusta encontrar alternativas seguras, sencillas y eficientes. Es aquí donde el régimen tributario simple se alinea a favor de los empresarios en pro del crecimiento de los negocios con tarifas más bajas liquidadas acorde a los ingresos del contribuyente.

¿Quiénes se pueden inscribir al régimen tributario simple?

• Personas naturales con empresa, incluyendo profesiones liberales pertenecientes a una estructura empresarial.
• Personas jurídicas que sean sociedades, con socios o accionistas, que sean personas naturales residentes en Colombia.

Tener presente que en el año gravable anterior no se hayan obtenido ingresos brutos, ordinarios y extraordinarios mayores o iguales a 100.000 UVT y  para personas naturales que desarrollan actividades profesionales liberales o intelectuales que no tengan ingresos que excedan los 12.000 UVT.

Beneficios que puedes aprovechar

• Pago de impuestos simplificado y menor flujo de caja

El régimen tributario simple, basa un porcentaje fijo sobre los ingresos brutos de la empresa, manejando tarifas entre el 1,2% y 8,3%, eliminando la complejidad de calcular diferentes tasas e impuestos.

• Menos costos tributarios incentivando la formalización

Se pueden anticipar pagos de renta, impuestos de industria y comercio, retención en la fuente (sin carga administrativa) y mucho más, simplificando estos pagos.

• Excepción de IVA para Mipymes

Todas las empresas pequeñas, mini mercados, comercios pequeños y negocios locales, no contarán con impuesto sobre las ventas.

• Menos carga administrativa y reducción de costos por contratación

Los aportes por pensiones y pagos de salario no se tienen en cuenta en el regimen tributario simple.

• Firma electrónica

Se puede obtener la firma electrónica gratis.

• Descuento del 4*1000

  Se puede descontar de la declaración del gravamen a los movimientos financieros si           pertenece al régimen tributario simple.

En conclusión, el régimen tributario simple, promueve estos y otros beneficios implícitos direccionados a una mayor inversión en el crecimiento empresarial, la simplificación de trámites para incentivar la formalización y más oportunidades laborales a favor del crecimiento y la reactivación económica.

Lo cual es un llamado para aprovechar estos beneficios y seguir formando un país con un entorno empresarial transparente y equitativo.

¿Sabías que como trabajador en Colombia tienes derecho a un tipo muy especial de
ahorro? Este ahorro hace referencia a una prestación social que todo empleador
debe pagar a sus trabajadores en el país: las cesantías. En términos generales es
una reserva de dinero que busca protegerte en caso de quedar desempleado. Sin
embargo, su alcance va más allá de eso, y acá responderemos algunas preguntas
sencillas para que sepas todo sobre ellas.
¿Cuánto dinero es?
Las cesantías corresponden a un mes de salario por cada año de servicio prestado,
o a una cantidad proporcional si el tiempo trabajado fue inferior a doce meses. Se
calcula de esta forma: (Días laborados* salario) / 360
¿Quiénes tienen derecho a ellas?
Cualquier trabajador dependiente, incluyendo personas del servicio doméstico,
trabajadores por día y de tiempo parcial tienen derecho a cesantías.
¿Cómo se recibe el dinero?
El dinero anual correspondiente es consignado en tu fondo de cesantías. Este fondo
puede ser privado o público, de acuerdo a la preferencia del titular. Es importante
que tengas presente que el empleador debe consignar el dinero en un fondo de
cesantías antes del 15 de febrero del siguiente año. De no pagarse en esta fecha, el
empleador deberá asumir una sanción correspondiente al valor de un día de salario
por cada día de retraso.
¿Cuándo puedo retirar mis cesantías?
Podrás retirar tus cesantías una vez finalices tu contrato laboral sin importar si es
por terminación unilateral, por justa causa o no. Y si bien este ahorro fue creado
como un amparo ante el desempleo, también puedes usarlo antes de la finalización
de tu contrato, para alguno de los siguientes casos:

• Compra o remodelación de vivienda.
• Financiación de educación superior: propia, de hijos o cónyuge.
• Compra de acciones en empresas del Estado

Recuerda que la palabra clave de esta prestación social es el ahorro. Ahora que
conoces a profundidad este tema, solo queda que aproveches este beneficio al
máximo y de manera inteligente.

Al pensar en emprender, muchas personas se desaniman porque asumen que el proceso puede llegar a ser muy demorado y costoso. Además, porque no hay mucha claridad en cuanto a lo que se debe hacer. Es por ello que aquí te queremos mostrar un paso a paso de los requisitos legales que te puede servir como guía para formalizar tu emprendimiento y empezar ese proyecto que tanto quieres.

1. Redacta y firmar un poder notarial

El primer paso para comenzar un negocio en Colombia es redactar y firmar el documento de poder notarial (POA) para su representante legal.

2. Registra tu marca

El registro de marca es importante para proteger tu nombre e impedir que otros lo usen en el mercado. Este registro lo puedes hacer a través de la página de la Superintendencia de Industria y comercio: www.sic.gov.co.

3. Redacta los estatutos de tu compañía

Genera un documento donde especifiques toda la información asociada a la compañía. Asimismo define los derechos y obligaciones de los accionistas y cómo se manejan las relaciones entre ellos.

4. Regístrate en la cámara de comercio

La Cámara de Comercio es quien regula la creación de empresas en Colombia, por lo cual deberás proporcionar una serie de documentos a la misma, donde incluyas todo lo relacionado a las actividades de tu empresa, estatutos y poder notarial.

5. Obtén un (NIT)

El número de identificación tributaria (NIT) es un número de identificación único con el que las autoridades identificarán a tu empresa y te asignarán las distintas declaraciones de impuestos mensuales y anuales que tu empresa debe presentar.

6. Abre una cuenta bancaria

Este paso es super importante para que tu empresa pueda comenzar operación en el país.

Estos son los pasos que consideramos fundamentales para que formalices tu empresa en Colombia, sin embargo, ten presente que existen algunos otros que deberás ir realizando conforme vayas avanzando en el proceso. Recuerda que lo mejor es recibir asesoría de un experto y de esta forma, cumplir a cabalidad con todos los procedimientos legales.

La inteligencia artificial (IA) ha revolucionado la forma en que hacemos negocios en casi
todos los sectores, incluida la contabilidad. A medida que las empresas buscan mejorar la
eficiencia y la precisión de sus operaciones contables, la IA se ha convertido en una
herramienta clave para lograr este objetivo. En este blog, exploramos por qué la adopción
de la IA en la contabilidad es el futuro de la profesión.

Eficiencia y precisión mejoradas

La adopción de la IA en la contabilidad ha permitido a los contadores automatizar tareas
repetitivas y reducir el tiempo dedicado a ellas. Por ejemplo, la IA puede procesar facturas y
recibos, clasificar transacciones y reconciliar cuentas de manera más eficiente que un
equipo humano.

Mayor seguridad y reducción de errores

La IA también puede ayudar a mejorar la seguridad y reducir los errores en las operaciones
contables. Los algoritmos de IA podrían detectar anomalías y patrones sospechosos en los
registros financieros, lo que puede ayudar a prevenir fraudes y errores contables costosos.
Además, la IA también puede ayudar a los contadores a cumplir con las regulaciones y
leyes fiscales al automatizar los cálculos y la presentación de impuestos.

Mejor experiencia para el cliente

La adopción de la IA en la contabilidad también puede mejorar la experiencia del cliente.
Los clientes pueden beneficiarse de una contabilidad más precisa y oportuna, así como de
la capacidad de acceder a sus registros financieros en tiempo real. Además, la IA también
puede proporcionar análisis financieros y presupuestarios más detallados, lo que puede
ayudar a los clientes a tomar decisiones más informadas y estratégicas.

En conclusión, la adopción de la IA en la contabilidad es un progreso muy grande para la
profesión. La eficiencia y precisión mejoradas, la mayor seguridad y reducción de errores, y
la mejor experiencia para el cliente son solo algunos de los beneficios que la IA puede
aportar a la contabilidad. A medida que las empresas buscan mejorar su rendimiento y
eficiencia, la IA se irá convirtiendo en una herramienta clave para lograr estos objetivos en
el ámbito contable.